En envoyant un message électronique à vos clients, vous transmettez, par la même occasion, l’image de votre société. En effet, seulement à travers l’adresse, le destinataire perçoit des informations sur la crédibilité de l’expéditeur. Ce qui influe sur ce qu’il va faire du message qui lui a été envoyé.
Ce serait alors dommage de ne pas en profiter, même s’il s’agit d’un petit détail. La procédure n’est pas compliquée, surtout si vous avez un hébergeur. D’autant plus que l’email est devenu incontournable, pour communiquer autour de vous.
Pourquoi une adresse électronique personnalisée est-elle plus avantageuse qu’une adresse générique ? Nous vous énumérons 7 raisons qui vous convaincront de créer la vôtre.
1. Imposer une marque
Quand vous envoyez un message à partir d’une adresse créée gratuitement, cela montre déjà une volonté de ne pas investir dans les plus petites choses. De plus, votre email a plus de chance de tomber dans le courrier indésirable. Ce qui va réduire ses possibilités d’être lu, et encore moins d’être pris au sérieux.
L’adresse professionnelle porte déjà une marque. Ce qui donne envie au destinataire de prendre en considération le message, avant même de lire le contenu. La confiance s’installe alors, et cela impacte déjà la réponse qui va suivre.
Le minimum, pour une entreprise digne de ce nom, est d’avoir son nom de domaine propre. Cela vous aide à sortir du lot, et à imposer votre enseigne au milieu de tous vos concurrents. C’est très important, surtout pour les messages publicitaires.
2. Un investissement rentable
La plupart des hébergeurs web fournissent des adresses électroniques avec leurs services. Si vous avez déjà un site, vous avez droit à des adresses gratuites. Le nombre peut varier selon le prestataire. Pourquoi ne pas en profiter ?
Même si vous devez payer, juste pour avoir un nom de domaine, pour avoir votre adresse email, c’est un investissement qui en vaut la peine. En effet, à long terme, vous vous rendrez compte que vous gagnez en notoriété auprès de vos interlocuteurs. De nombreux autres avantages accompagnent cette adresse.
La renommée se traduit en réactions positives de la part des clients, et par conséquent en augmentation des chiffres d’affaires. Vos négociations auprès de vos fournisseurs et partenaires aboutiront facilement, grâce à ce petit investissement. Le renouvellement est souvent nécessaire, selon la période fixée par le fournisseur.
3. Une meilleure organisation en interne
Avec une adresse personnalisée, vous avez la possibilité d’organiser vos services en interne. Cela permet une meilleure distribution du courrier. Vous savez donc à qui le message est adressé, et quel est son contenu.
Du côté des clients, par rapport à leur requête, ils peuvent choisir le destinataire adéquat, selon l’objet de sa requête. Ce procédé facilite le traitement et le suivi des messages. S’il faut rediriger ces derniers, vous ne perdrez pas beaucoup de temps pour le faire.
Une adresse professionnelle est utilisable seulement pour les activités de l’entreprise. Vous avez donc le droit d’interdire son usage pour des raisons personnelles. De plus, s’il arrive qu’une personne quitte son poste, il suffit de changer le mot de passe pour qu’elle n’y ait plus accès.
4. Une meilleure visibilité
Une adresse professionnelle vous permet d’ajouter une signature électronique pour tous les utilisateurs. Cela représente déjà une carte de visite virtuelle pour chaque service de votre société. Vous pouvez en profiter pour changer la signature selon la campagne en cours.
À part la personnalisation, cela suscite l’intérêt du client, en voyant quelque chose de nouveau. Ce dernier sera curieux de connaître l’offre qui se cache derrière, et aura envie de dédier un peu de temps pour en prendre connaissance. La signature peut aussi contenir un souhait pendant les périodes spéciales de l’année.
C’est une bonne raison de soigner le contenu de votre message. Un tel email ne passera pas inaperçu parmi des milliers d’autres. D’ailleurs, avec une curiosité accrue, le client ne manquera pas de réagir positivement.
5. La possibilité d’utiliser un serveur de messagerie
Si vous avez un nom de domaine, vous pouvez utiliser un serveur ou une application pour tous les services dans votre société. Cela facilite la conservation et le classement des messages. De plus, vous avez accès à d’autres options, telle la gestion des réunions, des événements, et des contacts.
En général, vous disposez également d’un plus grand espace de stockage. Cela vous permet de sauvegarder les fichiers joints, et de partager les documents importants. Vous avez aussi le choix de garder vos messages sur le serveur principal de l’hébergeur.
Il vous appartient d’effectuer les configurations, telle la durée de conservation des messages sur le serveur, la manière de les afficher, etc. Évidemment, tant que l’application sera fonctionnelle, vous pouvez accéder aux emails que vous avez gardés.
6. La sécurisation des données
Un fournisseur de nom de domaine a l’obligation de sécuriser la transmission des données. La plupart du temps, le procédé est crypté, et il est difficile de pirater votre messagerie. Ce qui n’est pas le cas pour les adresses génériques.
Si vous envoyez des documents confidentiels, tels des contrats, des factures, des devis, il est préférable de le faire avec une adresse professionnelle. En effet, ce sont des informations sensibles, qui ne doivent pas tomber dans les mains de personnes malveillantes.
Même le stockage des données est sécurisé, et vous êtes protégé contre les intrusions et les attaques virtuelles. D’ailleurs, vous devez vous en assurer, quand vous choisissez un hébergeur. La plupart du temps, la configuration de votre adresse dans une application implique également des mesures de sécurité.
7. Des messages prioritaires
La plupart du temps, quand une adresse est bizarre, les applications de messagerie classent immédiatement le message parmi les spams. Or, une personne qui reçoit des centaines d’emails tous les jours n’a pas le temps de consulter les spams. L’adresse professionnelle rend votre message prioritaire.
Les logiciels d’antivirus agissent de même. Du moins, cela dépend de ce que le client utilise. Une adresse avec un nom de domaine connu à toutes les chances d’être reconnue par toutes les applications.
De la même manière que le SEO optimise votre site, l’adresse électronique personnalisée contribue à classer vos messages parmi les prioritaires. C’est un grand avantage, si l’on considère les milliers d’emails qui circulent chaque jour dans un serveur.
Comment choisir une adresse électronique personnalisée ?
Un nom de domaine personnalisé est rarement gratuit. Il faudra donc l’acheter, même si vous n’avez pas encore de site web. En général, le fournisseur vous propose un pack comprenant un certain nombre d’adresses. C’est notamment le cas avec hostinger.fr qui permet de vérifier la disponibilité d’un nom de domaine puis de le réserver.
Choisissez un nom qui représente votre entreprise, votre activité. En voyant seulement l’adresse, le destinataire doit avoir une idée des produits ou des services que vous vendez. Évitez de créer un mystère autour de votre adresse, le client n’a pas le temps de faire des devinettes.
Ensuite, il vous appartient d’attribuer une adresse personnalisée à tous vos services. Même si la personne derrière l’adresse change, le client n’a pas besoin de se préoccuper avec qui il a affaire. L’essentiel pour lui est qu’il reçoit les réponses à ses requêtes.
Conclusion
Créer une adresse électronique personnalisée nécessite un investissement de votre part, mais contribue grandement à la promotion de vos activités. En effet, l’adresse vous représente dans la boite email du client. Elle a donc l’obligation de fournir les informations essentielles concernant l’entreprise.
Une fois que l’adresse a produit une bonne impression, il ne vous reste qu’à prendre soin du message à transmettre. Cela garantit votre professionnalisme. Ce qui va augmenter votre notoriété auprès de vos futurs clients.