Introduit chez Toyota dans les années 1950, le système Kanban est une méthode de management visuel consistant à produire à la demande des clients. Basée sur des processus évolutifs, cette stratégie de gestion du workflow permet aux entreprises de mieux visualiser leur travail et d’optimiser leur efficacité. Pour mettre en place un système Kanban, voici les étapes qu’il faudra suivre.
Plan de l'article
Étudiez votre workflow
Encore appelé flux opérationnel, le workflow désigne la suite des tâches ou opérations réalisées par un groupe de personnes ou un organisme. Si vous souhaitez mettre en place un système Kanban, c’est sans doute le premier élément sur lequel vous devrez capitaliser. L’idée ici est d’examiner votre workflow dans son intégralité à l’aide d’outils appropriés. Vous pourrez vous servir d’un tableau physique ou encore d’un tableau électronique Kanban. Il faudra simplement avoir une idée des étapes actuelles du processus que vous employez pour commercialiser vos services ou fournir votre travail.
Selon les opérations que vous effectuez et votre secteur d’activité, le tableau sera plus ou moins complexe à élaborer. Chaque colonne devra représenter une étape spécifique de votre workflow. Par ailleurs, chaque carte comportera un élément de travail. Ainsi, lorsqu’ils sont réalisés, les éléments pourront être déplacés de la catégorie « À faire » vers la section « Terminée ».
Limitez considérablement les tâches en cours
L’une des principales fonctions de cette méthode est de faciliter la gestion de plusieurs éléments actifs à tout moment. Par conséquent, pour appliquer ce système, il est capital d’avoir une limite de travaux en cours.
Pour évaluer cela, vous devrez vous référer à votre tableau électronique Kanban. Définissez des limites d’encours pour chaque étape du flux de travail et placez les limites d’encours de travail sur chaque colonne du tableau.
Gérez le flux ou le workflow
Après avoir visualisé le flux opérationnel et limité les tâches en cours, il faudra gérer et rationaliser ce workflow. Il s’agira ici d’administrer le travail et non les personnes ou les équipes. En effet, pour appliquer le système Kanban, vous devrez vous focaliser sur les procédés de travail. Un flux rapide et régulier est le gage d’un bon fonctionnement de votre système. Cela permettrait effectivement de minimiser le temps de cycle de la production et d’éviter les coûts liés au retard.
Explicitez les processus décisionnels
Pour mettre en place un système Kanban, il faudra également rendre explicites les règles ou lignes directrices du processus. Ainsi, chaque collaborateur aura connaissance de l’objectif commun et entreprendra des actions qui s’inscrivent dans cette logique.
Instaurez des boucles de Feedback
Un système Kanban efficace repose en partie sur une boucle de feedback solide. En l’espèce, il peut s’agir de repères visuels qui vous fourniront continuellement un retour d’information sur l’avancement du travail. Vous pourrez initier des réunions afin de synchroniser les travaux des équipes. Cette réunion se tiendra devant le tableau Kanban et chaque participant expliquera les tâches effectuées et celles qu’il lui reste à réaliser.
Améliorez la collaboration
Le dernier aspect à élaborer pour mettre en place le système Kanban consiste en une amélioration continue du processus dans sa globalité. Appliquez régulièrement quelques changements tout en veillant à ce que l’équipe concernée puisse s’adapter progressivement. Il faudra donc se baser sur les éléments précédents pour évaluer constamment le processus et le perfectionner au fil du temps.